Checklista för evenemang

Ska en förening, företag eller privatperson skapa ett evenemang, en marknad, utsällning eller arrangera ett idrottsevent?
Vad gäller då?
Vi har samlat några vanliga frågor och svar för att underlätta.

• Vilka tillstånd krävs för att genomföra ett evenemang som påverkar allmänna vägar, parker eller andra offentliga områden?
  Svar: Användande av offentlig plats regleras i ordningslagen. Ansökan görs hos polisen som beslutar efter remissyttranden från kommun och räddningstjänst
  
  
• Trafik och vägavstängningar: Om evenemanget kan innebära vägavstängningar eller påverka trafiken, finns några regler eller processer för att ansöka om vägblockeringar eller trafikdirigering under evenemanget?
  Svar: Hur man avser att använda allmänna gator ska beskrivas i ansökan. Dialog med kommunen så att evenemanget inte krockar med andra aktiviteter eller av annat skäl anses som olämplig tidpunkt t ex markarbeten. Trafikdirigering utförs av sökanden med för uppdraget lämplig klädsel (flaggvakter)
  Vägavstängning av kommunala gator regleras med lokal trafikföreskrift. Kommunen sätter ut lämpliga avstängningar/vägmärken på sökandens bekostnad.
  
  
• Säkerhet och ansvar: Vilka säkerhetsåtgärder och planer behöver man ha på plats? Finns det specifika krav på säkerhetspersonal, första hjälpen och försäkringar för att täcka eventuella skador på deltagare eller publik?
  Svar: Behov av säkerhetsåtgärder och krav på säkerhetspersonal är beroende på typ av aktivitet. Kolla med föreningens försäkringsbolag för vad som gäller.
  
  
• Miljö och avfallshantering: Om evenemanget hålls utomhus, vill vi säkerställa att vi följer alla miljökrav, inklusive avfallshantering och nedskräpning. Finns det några särskilda riktlinjer eller rekommendationer för detta?
  Svar: Städning och återställning ska utföras efter evenemangets slut. Förtydligas i polisens beslut. Arrangören äger ansvaret för att det efterlevs.
  
  
• Tillgång till offentliga områden: Vad gäller för användning av kommunala platser som t.ex. parker, torg eller skogsområden? Behöver man ansöka om särskilt tillstånd för att använda dessa platser?
  Svar: Ja, ansökan skickas till kommunen
  
  
• Allmän information och marknadsföring: Är det något särskilt vi behöver göra för att informera allmänheten eller boende om evenemanget i förväg? Om så, finns det specifika riktlinjer för hur denna information ska spridas?
  Svar: Gnesta kommun kan publiceras info på hemsidan, evenamngskalendern.
  För affischering på offentlig plats krävs tillstånd enligt ordningslagen. (Polisen)
  
  
• Privat fest eller offenltig tillställning?
  Svar: Om du hyr lokal för att ha en fest måste du tänka på vad det är för typ av tillställning du har. Är det en privat fest (slutet sällskap) eller är det en offentlig tillställning (riktad mot allmänheten)? För offentlig-/ allmän sammankomst med alkoholservering krävs tillstånd.
  För att betraktas som en privat fest så ska det ha gått ut en särskild inbjudan till en begränsad krets. Detta kan t ex inte vara till en hel förening, efter som att vem som helst troligen får bli medlem i föreningen. Det ska alltså vara till ett slutet sällskap eller till namngivna personer. Det ska dessutom vara ett enstaka tillfälle.Vid tillställningen ska kontroll finnas för att endast inbjudna kommer in på festen.