Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen ger dig en unik insyn i kommunens verksamhet. Enligt offentlighetsprincipen har du bland annat rätt att ta del av kommunala handlingar som till exempel protokoll och skrivelser till och från kommunen.

Syftet är att ge dig insyn och kunna följa hur förtroendevalda och anställda i kommunen sköter kommunens verksamhet. Denna rättighet har i princip funnits i Sverige sedan 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle.

Den här texten beskriver vilka rättigheter du har som kommuninvånare. Men offentlighetsprincipen gäller naturligtvis för all offentlig verksamhet i Sverige.

Vad är en allmän handling?

En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Vanligen är det ett pappersdokument, till exempel ett brev, protokoll, beslut med mera. Det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar eller cd-rom.

Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där.

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. De handlingar som inte är allmänna är till exempel tjänstemännens interna arbetsmaterial. En allmän handling kan i sin tur vara offentlig eller sekretessbelagd, det vill säga hemlig. Allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda (hemliga) är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.

Vad innebär sekretess?

I dagligt tal säger vi "hemliga handlingar", när vi menar sekretessbelagda handlingar. Syftet med sekretessen kan vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör till exempel socialtjänsten.

En särskild lag, sekretesslagen, anger vilka uppgifter som kan omfattas av sekretess. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vilka uppgifter som omfattas av sekretess i samband med att någon begär att få ta del av uppgifterna. Så om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt", "förtroligt " eller "konfidentiellt" så kanske ändå inte innehållet bedöms att omfattas av sekretess, om inte lagen medger det.

Om kommunen av någon anledning inte vill lämna ut en handling, till exempel för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.

Var finns handlingarna?

Kommunen måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. De ska hållas ordnade, så att man lätt kan hitta det man söker. I allmänhet är det kommunens registratorer som ordnar handlingarna i ett diarium (register om allmänna handlingar), vilket normalt sett också är en allmän offentlig handling.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Men personalen har också rätt till en rimlig tid för att ta fram handlingar. Om det inte är självklart att uppgifterna i handlingen är allmänna eller kan omfattas av sekretess måste viss tid ges för kommunen att göra denna bedömning.

Får jag ta med handlingarna hem?

Du kan läsa handlingarna på plats och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig. Kommunfullmäktige i Gnesta kommun beslutar vad det kostar att kopiera handlingar.  Se relaterad info.

Kan jag få handlingar via e-post?

Kommunen är inte skyldig att lämna ut handlingar via e-post.

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du normalt inte tala om vem du är när du vill ta del av allmänna handlingar. Du behöver då inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. För att kommunen ska kunna göra en sekretessprövning kan det ibland vara nödvändigt att veta vem som frågar efter uppgifterna och till vad de ska användas.

Du kan klaga

Om du nekas att ta del av en handling, ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.

Om du tycker att utlämnandet av en handling tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen (JO).

Mer att tänka på

Även all din egen korrespondens (exempelvis brev, fax, e-post) med kommunen blir en allmän handling, som kan läsas av andra om inte uppgifterna omfattas av sekretess.

Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänstepersoner eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev registreras.

Vart vänder jag mig?

Vill du få ut en handling eller ett ärende så kan du kontakta kommunens registratorer:

Samhällsbyggnadsförvaltningen

(Plan- och byggärenden, gator, miljö) Tel. 0158- 275 232

Socialförvaltningen

(Socialtjänst,vuxenutbildning, äldreomsorg och funktionsnedsättning) Tel. 0158- 275 232

Barn- och utbildningsförvaltningen

(Förskola, grundskola, skolskjuts) Tel. 0158- 275 103

Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige

(Fastighetsköp, exploatering, VA, kultur, föreningsverksamhet, valärenden och motioner) Tel. 0158-275 103

Mer information om handlingar och om offentlighets- och sekretessfrågor i vår kommun kan du få av Julia Zetterstrand, kanslichef. Se kontaktuppgifter.